Die Arbeit, die jeden Tag gleich ist
In jedem Betrieb gibt es Abläufe, die seit Jahren von Hand laufen, weil sie einzeln betrachtet nur fünf Minuten kosten. Zusammengerechnet sind es Wochen im Jahr.
Woran Sie einen lohnenden Ablauf erkennen
Nicht jeder Handgriff gehört automatisiert. Der Aufwand lohnt sich bei Abläufen, die drei Eigenschaften haben: Sie wiederholen sich regelmäßig, sie folgen immer derselben Logik, und sie bestehen überwiegend aus dem Verschieben von Daten – nicht aus Entscheidungen.
Das klassische Beispiel ist die doppelte Eingabe: Eine Anfrage kommt per Formular, wird in die Angebotssoftware getippt, von dort in die Buchhaltung und am Ende in eine Tabelle für die Nachverfolgung. Vier Systeme, dieselben Daten, jedes Mal von Hand.
Wiederholt sich
Täglich oder wöchentlich, nicht zweimal im Jahr. Sonst ist der Aufbau teurer als die Handarbeit.
Folgt festen Regeln
Wenn A, dann B. Wo echte fachliche Abwägung nötig ist, bleibt der Mensch zuständig.
Verschiebt nur Daten
Von Formular zu System, von System zu Dokument. Genau da ist Automatisierung zuverlässiger als jeder Mensch.
Lohnt sich das überhaupt?
Das ist die erste Frage, und wir beantworten sie vor dem Angebot. Die Rechnung ist simpel: Wie oft läuft der Ablauf, wie lange dauert er von Hand, was kostet die Stunde im Betrieb. Dem stellen wir die einmaligen Kosten für den Aufbau gegenüber.
Wenn ein Ablauf zwanzigmal im Monat je zehn Minuten kostet, sind das gut drei Stunden monatlich. Ob sich ein Aufbau dafür rechnet, hängt davon ab, wie aufwendig die beteiligten Systeme anzubinden sind. Manchmal lautet unsere Antwort: Lassen Sie es.
Von Hand5 Schritte
Automatisiert3 Schritte
| Kriterium | Von Hand | Automatisiert |
|---|---|---|
| Zeit pro Durchlauf | Konstant, skaliert nicht | Nahezu null nach dem Aufbau |
| Fehlerquelle | Tippfehler, Vergessen, Urlaub | Einmal richtig gebaut, dann gleichbleibend |
| Kosten | Laufend, mit jeder Wiederholung | Einmalig für den Aufbau, danach gering |
| Lohnt sich bei | Seltenen Sonderfällen | Regelmäßigen, gleichförmigen Abläufen |
Wie wir vorgehen
- 01
Mitlaufen
Wir sehen uns den Ablauf an, wie er heute wirklich läuft – nicht wie er dokumentiert ist. Meistens weicht beides voneinander ab.
- 02
Rechnen
Aufwand gegen Ersparnis. Sie bekommen eine Zahl und eine Empfehlung, auch wenn die lautet, dass es sich nicht lohnt.
- 03
Klein anfangen
Ein Ablauf, nicht zehn. Läuft der stabil, kommt der nächste. So bleibt das Risiko überschaubar und der Nutzen früh sichtbar.
- 04
Übergeben
Sie bekommen eine Dokumentation, die verständlich ist, und wissen, was zu tun ist, wenn etwas hakt. Keine Blackbox.
Workflow-Automatisierung in Druckereien
Druckereien sind ein gutes Beispiel, weil dort besonders viele Systeme nebeneinanderstehen: Kalkulation, Auftragsverwaltung, Preflight, Maschinensteuerung, Versand und Buchhaltung. Jede Schnittstelle, die fehlt, wird von Hand überbrückt.
Typische Punkte, an denen Zeit liegen bleibt: Anfragen aus dem Webshop, die händisch in die Kalkulation wandern. Druckdaten, deren Prüfergebnis per Mail hin- und hergeht. Statusmeldungen an Kunden, die jemand einzeln schreibt. Lieferscheine und Rechnungen, die aus denselben Daten dreimal neu entstehen.
Was davon sich lohnt, hängt an Ihren Systemen und daran, ob sie Schnittstellen anbieten. Das klären wir, bevor wir ein Angebot machen – bei älterer Branchensoftware ist die ehrliche Antwort manchmal, dass der Aufwand den Nutzen übersteigt.
- Anfrage aus dem Shop direkt in die Kalkulation
- Preflight-Ergebnis automatisch an den Kunden zurückmelden
- Statusmeldungen zum Auftrag ohne manuelles Schreiben
- Lieferschein und Rechnung aus denselben Auftragsdaten
Was wir Ihnen nicht verkaufen
Automatisierung hat eine unangenehme Eigenschaft: Sie macht Fehler schneller und öfter als ein Mensch. Ein falsch gebauter Ablauf verschickt nicht eine falsche Rechnung, sondern zweihundert. Deshalb bauen wir klein, testen mit echten Daten und lassen kritische Schritte bewusst bei einem Menschen.
Und wir ersetzen keine Software, die ihren Zweck erfüllt. Wenn Ihre Branchenlösung das Problem lösen kann und Sie die Funktion nur nicht kennen, sagen wir Ihnen das – das ist dann kein Auftrag für uns, spart Ihnen aber Geld.
Welcher Ablauf kostet Sie am meisten Zeit?
Beschreiben Sie uns einen Ablauf, der Sie regelmäßig Zeit kostet. Sie bekommen innerhalb eines Werktags eine Einschätzung, ob sich eine Automatisierung rechnet – und wenn nein, warum nicht. Kostenlos und unverbindlich.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür neue Software?
Meistens nicht. Wir arbeiten bevorzugt mit dem, was schon da ist, und verbinden es. Neue Software empfehlen wir nur, wenn die vorhandene keine Schnittstelle hat und auch keine bekommt.
Was passiert, wenn der Ablauf sich ändert?
Dann wird er angepasst. Deshalb dokumentieren wir verständlich und bauen so einfach wie möglich. Je weniger Sonderfälle eingebaut sind, desto leichter ist eine Änderung.
Was, wenn die Automatisierung ausfällt?
Der Ablauf muss auch von Hand funktionieren. Wir bauen nichts, das den manuellen Weg unmöglich macht, und richten eine Benachrichtigung ein, wenn etwas stehen bleibt.
Ersetzt das Mitarbeiter?
In kleinen Betrieben in aller Regel nicht. Es nimmt Arbeit weg, für die ohnehin niemand Zeit hat, und verschiebt sie weg vom Abtippen hin zu Dingen, die Urteilsvermögen brauchen.
Erzählen Sie uns von einem Ablauf
Zwanzig Minuten genügen, um einzuschätzen, ob sich eine Automatisierung rechnet.
Automatisierung und KI-gestützte Abläufe gehen oft ineinander über. Der Unterschied: Hier geht es um feste Regeln, dort um Aufgaben, bei denen Sprache oder Bilder verarbeitet werden müssen.